planejar evento corporativo

 

Eventos corporativos são divertidos de planejar, as ideias que surgem no brainstorming são empolgantes e as possibilidades de locais trazem um nível de criatividade que muitos planejadores de eventos corporativos apreciam.

Infelizmente, algumas ideias podem acabar morrendo no caminho uma vez que a verba requerida para a realização não corresponde à visão do evento.

No entanto, a criatividade não pode parar no processo de planejamento do evento corporativo!
É preciso planejar o sucesso do evento mesmo contando com um budget limitado.

Então aqui vai algumas dicas para você economizar dinheiro na hora de planejar seu evento corporativo:

1. Conheça seu limite orçamentário

Antes de começar a planejar seu evento corporativo, determine sua verba. Não faz sentido gastar tempo pensando em ideias e locais em potencial se não está em seu alcance pagar por eles (ao menos para esse evento). Priorize alocar recursos para:

 

  • Recepção
  • Entretenimento
  • Local
  • Convidados palestrantes/ mestre de cerimonia
  • Decoração
  • Reserva de contingência para necessidades não previstas

Conhecer esses tópicos antes de começar, ajudará você a permanecer dentro de seus limites orçamentários.

2. Não esqueça destes itens em sua verba

Quando estiver planejando um evento corporativo, tenha certeza de prever também os custos de outros itens, como:

Impressão de apostilas/ folders/ apresentações

Custos com marketing e promoção

Serviço de cadastro/ credenciamento no local

3. Aceite sua verba 

O orçamento permite servir champanhe ou cerveja? Não se desespere. Previna-se contra frustrações de tentar planejar um grande evento corporativo com uma pequena verba. Aceite o budget que você possui. Ao invés de frustração por falta de recursos, exercite a criatividade.

Existem inúmeras formas de planejar seu evento corporativo com sucesso e realizar um evento memorável, mesmo com recursos limitados.

4. Seja flexível quando estiver negociando o local

Se possível, seja flexível quando estiver negociando o espaço do evento. Considere algumas datas em potencial para seu evento corporativo e verifique se todas elas possuem o mesmo custo. Com flexibilidade, é bem possível receber desconto em datas ou horários menos procurados.

5. Evite refeições sentadas

Se optar por servir comida em seu evento corporativo, o custo costuma ser um pouco menor ao servir um menu estilo buffet self-service versus refeição com convidados sentados. No segundo caso, é preciso contar com maior número de garçons.

Se você deseja que os convidados se misturem e se encontrem, considere servir “finger food” e reduzir os espaços para sentar e comer. Quando os hóspedes estão de pé e têm pequenos pratos, eles comem menos e passam mais tempo envolvidos na conversa.

Open bar completo ao longo de toda a duração do evento pode consumir fatia significativa de sua verba. Uma alternativa é liberar o “open bar completo” por um período restrito ou reduzir as opções de bebidas para cerveja, vinho, refrigerantes, sucos e água.

6. Contrate orador/ palestrante antes

Assim como passagens aéreas, o custo de contratação de palestrantes tende a escalar conforme a proximidade do evento. Contratar mais cedo, normalmente significa obter melhores custos.

Lembre-se: muitos palestrantes não residem em sua cidade. Faça uma breve pesquisa e verifique se existe um palestrante apropriado para o evento que estará em sua localidade no dia do evento. Com sorte, pode ser que você obtenha desconto nos custos de transporte e estadia desse orador/palestrante convidado.

7. Considere utilizar patrocinador

Hoje em dia, existem patrocinadores em todos os lugares, de arenas e concertos, até eventos esportivos. Você pode cogitar utilizar patrocinadores para ajudar a reduzir o custo de seu evento.

Empresas próximas ou associadas a seu negócio ou indústria podem dar boas-vindas para uma oportunidade de promover o nome delas para sua audiência. Verifique se é realmente positiva essa associação do nome do patrocinador com o contexto de seu evento corporativo, e caso afirmativo, explore o que será ofertado em troca da exposição.

8. Seja cuidadoso com o monitoramento de suas despesas

Ao planejar eventos corporativos, você estará propenso a ter um time composto de pessoas e cada uma responsável por uma tarefa individual.

Mantenha-se atento a todos estes indivíduos em relação aos gastos deles. Comunique claramente as diretrizes para utilização da verba do evento e seja cuidadoso ao monitorar despesas. Solicite um relatório de cada compra ou contratação realizada e estabeleça regras para que cada aquisição passe por sua aprovação antes de ser realizada. Essa é uma área de planejamento de evento corporativo na qual ter controle é critico para manter suas despesas dentro do orçamento que você possui.

Por fim, vale ressaltar que a equipe comercial do Reciclar Eventos tem ampla experiência (mais de 30 mil eventos realizados) e fará todo o possível para propor soluções dentro de seu limite orçamentário e fazer seu evento corporativo acontecer. Conte conosco

Você tem alguma dica ou experiência sobre planejar eventos dentro de um orçamento restrito? Compartilhe nos comentários.
Até o próximo post.

Oito formas de economizar dinheiro planejando seu evento corporativo

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